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无纸化会议系统

智能交互式无纸化会议系统

无纸化会议系统是一款专为政府党政机关、企事业单位、大型集团企业量身定制的无纸化会议系统,提供强大的会议应用功能,包括:会议信息上传、文件分发、阅读查看、文件批注、会议签到、投票表决、电子白板、文件交互传送、视频交互传送、会议交流、信息通知、会议服务、信息记录等;具有功能丰富、界面简洁直观、操作便捷、稳定可靠等特点;能够帮助会议组织者极大地降低工作压力,轻松进行会议现场管控,提高与会者的开会效率,同时节省大量资料印刷费用和投影设备,完全符合国家低碳、环保理念。

1. 会前功能

功能模块:可根据会议情况选择人员管理、会议议程、议题管理、会议纪要、投票设置、会议交流、集中控制、人员安排等功能模块,无纸化会议终端匹配。

会议建立:可根据会议情况设置会议主题、主持人、秘书、开会时间与预期结束时间、会议地点等会议信息,无纸化会议终端匹配。

会议预设:系统支撑会议预置功能,用户可根据会议情况提前设置好会议信息与议题文件,支撑一键启动,支撑预设多个会议信息,支撑默认会议设置。

人员管理:与会人员的信息录入,支撑一对一设置、支撑人员信息批量导入,支撑对人员权限设置:主席功能、广播权限、导出权限、免签功能、投标权限、文件查看权限。

议题管理:会前设置会议议题,支撑多个议题同时设置,支撑议题权限设置,议题文件格式不限,包括WORO、EXCEL、PPT、PDF、CAD等,同时支撑音频格式MP3/WMA,支撑图片格式JPG/JPEG/BMP/GIF/PNG上传,支撑原文件上传(不进行二次格式转换)。

投票管理:设置表决与投票内容,设置投票方式如:实名制、匿名投票,支撑打分投票,支撑自定义投票,支撑选择性投票。

2. 会中功能

智能签到:一键入会并签到,签到信息后台主机自动汇总并存储记录。

文件分发:会议进行中可分发资料文件,支撑多类型多格式文件分发(文档、图片、PPT、PDF资料),支撑原文件分发,支撑临时文件与固定文件分发,实现会议全程无纸化。

浏览阅读:直观显示会议议题资料文件,支撑多个议题文件同步显示,可任意点击搜索浏览,支撑PPT动态播放,支撑议题文件查看权限限制。

文件批注:会议进行中可对会议议题文件进行批注,支撑一键启动批注,支撑原文件批注与标注功能,支撑保存原文件批注并自动上传后台主机,支撑常用办公文件:WORD,PDF。

电子白板:支撑个人使用与交互使用,支撑多人同时共享在同一白板上书画,支撑白板存档、载入,支撑将白板内容同步到投影仪。

文件上传:无纸化会议终端面板带USB接口,可读取U盘文件并上传至后台主机。

投票表决:编辑会议投票标题、选项、说明、类型,会议过程中一键启动投票表决,支撑投票终端将实时投票结果输出到大屏幕。

信号交互:会议文档、电子白板、视频播放、电脑桌面、文件批注可一键同屏广播到其他无纸化终端,支撑异步浏览和跟踪主讲功能,支撑同步广播权限设定。

互联互通:可以直接将会场的远程视频、摄像机、笔记本、电脑、DVD等各种高清图像、视频,广播到各个无纸化会议终端,进行同步显示,也可将会议终端视频或文件资料同步广播到投影仪或大屏。

异步浏览:会议进行中主讲人员启动同屏广播时,任意无纸化会议终端可选择异步浏览,退出同屏广播进入自由模板,支撑一键跟踪主讲快速进入同屏广播状态,支撑权限限制。

会议交流:会议进行中任意一台无纸化会议终端可进行会议信息发送,支撑单选、多选收件人,支撑发送、接收信息的实时显示,支撑消息回复、公告发布,支撑后台统一发通知与单独回复消息。

会议服务:会议进行中任意一台无纸化会议终端可进行茶水、文具、人员、要麦等服务呼叫。

支撑个性化呼叫服务、支撑自定义呼叫。

控制功能:支撑会议签到、会议议题、会议投票、交互信号、会议关闭等主持(主席)管理功能,支撑任意一台会议终端设置主席功能,支撑权限限制。

主席功能:支撑会议终端主席功能,支撑单主席、双主席、多主席功能,主席具备发起签到、系统自动签到、统一重置签到功能,具备会议控制功能。

会议通知:会议进行中支撑后台统一发送通知到所有无纸化会议终端,支撑后台点对点发送通知,支撑前端会议终端发送消息到后台。

后台控制:后台主机支撑统一控制无纸化会议终端,包括液晶升降、电源开启、电源关闭,同屏广播等功能。


3. 会后功能

信息记录:可对会议后的各类信息进行记录,包括:签到信息、投票信息、文件批注、 人员信息、会议信息等,支撑一键调用查看。

信息导出:可对会议信息导出至后台主机本地硬盘存储或传输至其他会议终端存储。

会议清空:自动、手动清空会议资料,支撑服务器自动清空所有无纸化会议终端资料,支撑会议终端自动清空本机所有会议资料。



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